愚問自答「最強のビジネスコミュニケーションツールは何か？」
いわゆるコミュニケーションスキルについては前回の投稿でアレコレ愚問自答したのですが、今回はツールについて愚問自答してみました。
ビジネスコミュニケーションのツールってポコポコ生まれてきていますね。
自分が24〜25歳のときは「IT苦手です」という年配者の声に「えぇ〜」と内心思っていましたが、僕自身がナイスミドルになり「正直よくわからん」というツールもあるため、反省しています。。
そういうわけで、ビジネスコミュニケーションのツール（手段）は今後も日進月歩ですし、僕自身も進化する（と思う）ため、現時点版かつ独断と偏見ですが、「最強のビジネスコミュニケーションツールは何か？」ということを愚問自答してみます。
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ビジネスコミュニケーションのツールは色々ありますが、以下について一つずつ独断と偏見による意見を述べていきます。
（順番は僕の使用頻度順です）
※独断と偏見もさることながら、僕の職務にも関係するのでホントに単なる愚問自答家の一意見としていただければ幸いです
1.メール
2.対面
3.電話
4.チャット
5.fax
6.その他
【1.メール】
今のところ一番使うのがメールです。
何より履歴が残るのが素晴らしい。
ある程度まとまった文章も送れるし（僕の文はクドクドと長いので一層ありがたい）、ファイルも添付できるし、ネットワーク上のフォルダのリンクまで出来るんだぜ！と、僕はスーパー重宝しています。
もちろん他のツールとの組み合わせもしますが、仮に対面や電話をする場合も、まずはメールを送り、相手にも文章で伝えながら口頭補足する…という方法をとります。
これって、一見時間の無駄のように思えるかもしれませんが、相手の時間を取ることを起点として考えれば、まずは自分の考えを文章で整理し、その上で「色々書きましたが要するに…」と口頭で話した方が結果的に相手も自分も使う時間は短くなると、経験上思います。
ちなみにただの好みですが、僕はメールの末尾には自分のフルネームを添えます（他の方が送るメールは苗字だけでも全然良いと思います）。
僕の場合、
・割と多い苗字
・日常的には下の名前で呼ばれることもある
・せっかく親からもらった名前なのでフルネームで書くかな…と思った
というだけです。
あとは冒頭文の「お世話になっております」的なものですが、これも結構入れることが多いですね。入れるときはテンプレとか初期設定での自動化はしないで毎回入力しています。
理由は、
・単にそれが習慣化してる
・実際、お世話になってるのだからそういう気持ちは書いておこうとと思った
という感じです。
【2.対面】
対面も割と多用します。
これは声のトーンや表情自体に意味があるときに使います。
あとは話して10秒で決まること、履歴を残す必要のないものは対面で済ませます。
とはいえ、対面は思いっきり相手の作業を止めてしまうことや、相手の機嫌が悪いときは逆効果※ということもあるため、対面のタイミングを図ることで却って遅くなることもあります。
※機嫌で左右されるのは良くないという意見もあるかと思いますが、僕自身、感情のマネジメント/コントロールが上手くないため、自他共に「人間だから仕方ないよね」としています。
【3.電話】
電話はあまり使わないですね。
過去10数年を振り返っても使用頻度は平均して週1〜2回くらいでしょうか。
むしろ電話を使う場面は以下のような感じです。
・遠方にいる相手との電話会議
・相手がメールを見れない環境
・「いまから◯◯しますね」という事前予告（在席確認に近い）
つまり「余程のことがないと電話は使わない」ということです。
よく言われる「文章で伝わらないとき」というのがありますが、これはメールとセットでしょうかね。
少なくとも電話オンリーで長々と説明することはないです。
あと「証跡を残したくない」という理由で電話を好む方もいますが、僕はあまりその理由による電話はしないです。（ゼロではないです）
というのは、
・言った/言わないの議論が好きじゃない
・文章で読んで分からないことは、結局口頭でもよく分からない
と思うからです。
幸いにして「メールが逮捕のきっかけに！」というヒリヒリした仕事をしているわけでないため、いつも「仮に後で見返されても大丈夫なメールを書く」ことを心がけています。
自分が電話を受ける場合ですが、長くなければ（2〜3分くらい）別に良いですし、長い場合も事前に所要時間を伝えてもらえればokです。
自分が電話を好まないのはあくまで僕の好みであり、相手は電話が好みって場合もありますからね。
【4.チャット】
これです。ここ数年流行ってますよね。
これっていつ使うのか、未だに謎です。
よく聞くチャットのメリットとして、
・一度に複数人数に連絡可能
・データファイルも共有可能
・メールのように格式張らない
というのがありますが、僕的には「どれもメールでよくないかな？」という感じです。
同僚とコソコソ話をするときくらいしか使わないかなーと思っています。
が、これは単に僕の理解不足なだけと思うため、チャットならではの良さがあったらぜひ教えてください。
【5.fax】
これは仕事というか人生において一度も使ったことがないのではないか？と思います…。
たま〜に「◯◯業界はfaxしかない」と聞きまして、これって慣習以外の理由はあるんでしょうかね？？
何かしらfaxならではの利便性があるなら知りたい…！
【6.その他】
そう言えば久しく手紙というものを書いていません。
いや、関係する方への年賀状があったか。でも年賀状もここ3年くらいで辞めるところが多くなったかなと思います。もらうと嬉しいものなので良い慣習とは思いますが。
あと、社内SNSの類はあまり使いませんね。
これは単にナレッジマネジメント的なものは普段の雑談である程度出来てるからかもしれません。
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そんなわけで僕の好み（最強ツール）はメールなのですが、ホントにただの「好み」なので、「良し悪し」や「べき/べからず」ではないです。
ゆえに他の方はその人が好きなツールを使えば良いと思いますし、僕もそのうち使うツールが変わる可能性があります。
結論：
やっぱメールかな。チャットのメリットに期待！
